2026年10月1日起外国人员工假名姓名变更｜厚生年金手续

您好，我是日本行政书士·劳务士的大西祐子

如果您的公司雇用了外国员工，您是否清楚公司内部应该如何管理员工的姓名？

外国人的在留卡上通常以罗马字记载姓名，而在日本办理社会保险手续时，有时会使用日语假名姓名。

此外，外国人的姓名与日本人的姓名在表记方式上存在一定差异。

因此，有时会出现以下几种姓名并不完全一致的情况：

「在留卡上的姓名」

「住民票上的姓名」

「工资计算系统中的姓名」

「社会保险申报中的姓名」

针对外国员工姓名确认问题，日本年金机构将从2026年10月1日起调整相关处理方式。

对于雇用外国员工的企业来说，这是一项值得人事、总务负责人提前了解的重要变化。

本文将从外国人雇用和劳动社会保险管理两个角度，介绍2026年10月1日起具体发生哪些变化，以及企业应该提前确认哪些事项。

1．2026年10月1日起，外国员工的「假名姓名」处理方式发生变化

在办理厚生年金保险资格取得手续，以及办理被扶养者认定手续时，需要申报假名姓名。

从2026年10月1日起，对于不具有日本国籍的人，其假名姓名的处理方式将发生变化。

之所以进行这项调整，是因为日本年金机构会将资格取得届中记载的信息与住民基本台账的信息进行核对。

对于外国人，有时会出现：

「出生年月日、住址等信息一致，但是假名姓名不一致」

这样的情况。

如果只有假名姓名无法匹配，就可能难以准确确认本人身份。

因此，从2026年10月1日起，在符合一定条件的情况下，将利用外国人的罗马字姓名进行本人身份确认。

对于雇用外国员工的企业来说，今后除了确认假名姓名之外，也需要更加注意「罗马字姓名」。

2．为什么外国员工的假名姓名处理方式会发生变化？

企业办理外国员工的社会保险手续时，需要填写厚生年金保险资格取得届等相关文件。

日本年金机构会将企业申报的信息与住民基本台账上的信息进行核对，在确认本人身份后办理相关手续。

但是，外国人的姓名表记方式与日本人有所不同。

例如，同一个罗马字姓名转换成日语片假名时，有时可能存在多种不同的写法。

这样一来，就可能出现：

「企业申报的假名姓名」

与

「住民基本台账上的假名姓名」

无法完全一致的情况。

实际上，在外国员工的社会保险手续中，也经常会遇到因为姓名读法不同，而被确认是否与住民基本台账信息一致的情况。

因此，从2026年10月1日起，如果只有假名姓名无法匹配，在符合一定条件的情况下，可以使用罗马字姓名进行本人确认。

这里需要特别注意：

这并不是说「假名姓名不一致，就无法加入厚生年金」。

正确理解应该是：

即使出生年月日、住址等其他信息一致，而只有假名姓名无法匹配，也建立了通过罗马字姓名进一步确认本人身份的处理机制。

对于企业而言，这意味着外国员工入职时，对姓名信息进行准确确认的重要性进一步提高。

3．过去外国员工办理厚生年金手续时，需要确认哪些信息？

在办理厚生年金保险资格取得届时，需要申报个人编号（My Number）或者基础年金号码、出生年月日、性别、住址等信息。

符合条件时，还需要填写汉字姓名以及假名姓名。

如果填写了个人编号，在某些情况下可以省略住址。

对于外国员工来说，这里尤其需要注意「姓名信息」。

例如，人事负责人根据外国员工的在留卡登记姓名。

之后，工资计算软件、社会保险申报系统又采用了不同的姓名表记。

这样一来，公司内部就可能出现多个不同的姓名。

外国人雇用管理中，建议尽可能统一管理以下信息：

・在留卡

・住民票

・My Number

・基础年金号码

・社会保险相关申报文件

・工资计算系统

此外，由于雇用保险与年金系统的姓名信息并不一定完全同步，因此也可能出现厚生年金中的假名姓名与雇用保险被保险人证上的姓名不同的情况。

因此，企业不能只关注在留卡上的姓名。

应该建立一套能够统一确认和管理外国员工姓名信息的内部流程。

4．2026年10月1日以后，如果只有假名姓名不一致，会怎么样？

这是此次制度调整中，企业人事、总务负责人最需要了解的部分。

2026年10月1日以后，日本年金机构将对资格取得届中记载的信息与住民基本台账上的信息进行核对。

如果出现：

「只有假名姓名不一致」

的情况，则会根据外国员工的具体情况进行处理。

大致可以分为以下两种情况。

情况1：入境日本后第一次加入厚生年金

如果外国员工入境日本后第一次加入日本年金制度，并且首次取得厚生年金保险资格，同时已经拥有个人编号，但是还没有基础年金号码，则原则上仍然需要提交：

「厚生年金保险被保险人罗马字姓名届」

通过罗马字姓名与住民基本台账上的信息进行核对。

如果罗马字姓名能够匹配，则可以确认本人身份。

之后，根据资格取得届上填写的假名姓名办理资格取得手续。

因此，企业在招聘外国员工时，不能只确认假名姓名。

准确确认罗马字姓名同样非常重要。

5．第一次加入厚生年金的外国员工｜注意「罗马字姓名届」

如果您第一次听到「罗马字姓名届」这个名称，也不用担心。

企业招聘外国籍员工时，在符合一定条件的情况下，需要将：

「厚生年金保险被保险人罗马字姓名届」

与资格取得届一起提交。

该申报文件中需要填写外国员工的罗马字姓名。

根据日本年金机构的相关说明，填写罗马字姓名时，需要确认在留卡、特别永住者证明书、住民票等公的文件上记载的姓名。

这里需要特别注意：

不能简单地把「公司平时使用的英文姓名」直接作为申报姓名。

例如：

员工平时使用的英文姓名是A。

但是在留卡上的罗马字姓名是B。

这种情况下，企业应该以相关公的文件上的信息为基础进行确认。

因此，在办理社会保险手续时，不建议只根据外国员工本人通过邮件、聊天工具等提供的信息进行登记。

最好与在留卡等公的身份证明文件进行核对。

另外，即使企业提交了罗马字姓名届，日本年金机构发送的通知书等文件中，也可能继续显示假名姓名。

因此：

「提交了罗马字姓名，以后所有社会保险文件都会变成罗马字」

并不是这样的意思。

这一点也建议企业提前向外国员工说明。

6．外国员工转职后再次加入厚生年金时

另一个需要注意的情况，是外国员工因为转职等原因再次取得厚生年金保险资格。

在这种情况下，如果需要确认罗马字姓名，企业可能需要提交能够确认罗马字姓名的相关文件，并根据该文件上的罗马字姓名与住民基本台账的信息进行核对。

日本年金机构列举的相关文件包括：

・在留卡复印件

・护照复印件

・不记载个人编号的住民票

等。

为了确认本人身份，在某些情况下也可能要求企业提交能够确认罗马字姓名的相关资料。

因此，企业不要简单认为：

「这个外国员工以前已经加入过厚生年金，所以按照以前公司的手续办理就可以了。」

即使是转职后的外国员工，也需要根据这次资格取得手续重新确认必要的信息。

7．雇用外国员工的企业需要确认的3个重点

下面从企业人事、总务负责人的角度，将需要注意的事项总结为三个重点。

重点1：确认在留卡等公的文件上的姓名

首先需要确认外国员工的正式姓名表记。

尤其是罗马字姓名，应当与在留卡等公的文件进行核对。

有时会出现：

「员工通过邮件告诉公司的罗马字姓名」

与

「在留卡上的罗马字姓名」

并不完全相同的情况。

因此，负责社会保险手续的工作人员，不要只根据招聘负责人提供的信息办理手续。

最好建立一个能够直接确认本人身份证明文件的流程。

重点2：确认资格取得届上的假名姓名

第二个重点，是资格取得届上填写的假名姓名。

外国人的姓名转换成日语片假名时，有时可能存在不同的表记方式。

因此，不要仅仅认为：

「公司一直这样写，所以应该没有问题。」

而应该在提交申报之前，再次确认本次手续所使用的姓名信息。

重点3：确认是第一次加入还是重新取得资格

此次调整中：

「入境日本后第一次加入年金制度的人」

与

「因为转职等原因重新取得厚生年金资格的人」

处理方式可能有所不同。

因此，企业招聘外国员工时，除了确认姓名之外，还应该确认：

「这个人是不是第一次在日本加入厚生年金？」

这也是外国人雇用管理中非常重要的一项确认内容。

8．外国人雇用不仅要看「在留资格」，劳动管理同样重要

我在接受外国人雇用咨询时，并不会认为：

「在留资格没有问题，就全部没有问题了。」

当然，对于企业雇用外国员工而言，确认在留资格非常重要。

但是，当外国员工真正开始在公司工作之后，还需要确认很多事项。

例如：

・劳动合同

・劳动条件

・社会保险

・工资计算

・劳动时间

・在留期限

・与在留资格相符的工作内容

等等。

此外，外国员工的姓名表记、本人身份确认文件等，也可能与日本员工存在一些不同的管理要求。

因此，我认为，与其把外国人雇用简单分成：

「入管手续」

和

「劳动管理」

两个完全独立的部分，不如将其作为一名员工能够长期、安心工作的完整管理体系来考虑。

我同时从事日本行政书士和社会保险劳务士相关工作，在入管业务和劳动管理两个领域都有实际经验。

从这个角度来看，同时掌握入管和劳动管理两个方面，对于企业的外国人雇用管理具有实际意义。

9．企业在办理外国员工社会保险手续时遇到问题，应该怎么处理？

外国人雇用管理中，重要的不只是：

「应该提交什么文件？」

还包括：

「公司应该以什么信息作为管理标准？」

例如，公司内部如果出现：

「在留卡是这个姓名」

「工资系统是另外一个姓名」

「社会保险使用另一个假名」

「雇用保险又是另外一种姓名」

这样的情况，那么以后需要确认员工资料时，负责人员就可能需要花费大量时间进行核对。

因此，建议企业在招聘外国员工时，首先确认本人身份证明文件。

然后以确认后的信息为基础，进行公司内部的各项手续。

特别是雇用了多名外国员工的企业，更不能只依靠某一名工作人员的经验和记忆。

更重要的是建立标准化流程。

不是：

「因为是外国人，所以要做特别复杂的事情。」

而是：

「将外国人雇用中容易出现的问题，提前纳入公司的招聘和劳动管理制度。」

这是更加稳定的管理方式。

10．总结｜外国人雇用不是「招聘完成就结束」，入职后的管理同样重要

从2026年10月1日起，对于不具有日本国籍的人，在厚生年金保险等手续中的假名姓名处理方式将发生变化。

此次调整中，企业尤其需要了解的一点是：

在资格取得届上的假名姓名与住民基本台账上的信息进行核对时，如果只有假名姓名无法匹配，在符合一定条件的情况下，可以通过罗马字姓名进行本人身份确认。

因此，雇用外国员工的企业，可以利用这次制度调整，对以下事项进行一次检查。

【外国人雇用检查清单】

□ 是否确认了在留卡等公的文件上的姓名

□ 是否确认了罗马字姓名

□ 是否确认了资格取得届上的假名姓名

□ 是否确认了My Number及基础年金号码的情况

□ 是否确认员工是否第一次在日本加入厚生年金

□ 是否确认员工是否属于转职等原因导致的资格重新取得

□ 是否已经建立了必要时准备罗马字姓名届及相关证明材料的工作流程

外国人雇用管理中，只关注入管手续是不够的。

只关注企业内部劳动管理同样是不够的。

在留资格、劳动合同、社会保险、劳动条件、在留期限等事项，都应该作为一个完整的流程进行管理。

我作为日本行政书士和社会保险劳务士，希望帮助外国员工不仅顺利完成签证和在留资格手续，也能够在日本安心工作、长期生活。

外国人雇用并不是：

「招聘成功，就结束了。」

而是：

「招聘」

↓

「依法雇用」

↓

「办理社会保险等手续」

↓

「办理在留期限更新」

↓

「让员工长期安心工作」

这是一个连续的过程。

如果企业能够从招聘外国员工的最初阶段，就考虑到后续的劳动管理和在留资格更新，就能够减少以后出现问题的风险。

如果您在外国人雇用过程中遇到：

「这个情况应该怎么处理？」

「这个姓名到底应该以哪个为准？」

「社会保险和在留卡上的姓名不一致怎么办？」

「第一次加入厚生年金需要准备什么？」

等问题，建议不要只从入管或者劳动管理其中一个角度考虑，而是从整个外国人雇用流程出发进行整理。

我的目标是：

让外国人在日本安心、稳定地生活。

同时，也希望帮助企业建立一套能够长期、稳定雇用外国员工的管理体系。

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